Productiviteit op de werkvloer

De productiviteit op het werk kan flink onder druk komen te staan door telefoontjes, mailtjes en eindeloze vergaderingen. Daarnaast wordt nog eens een derde van de medewerkers één tot vijf keer op een dag gestoord door collega’s. Het gevolg hiervan is dat door de onderbrekingen werknemers hun concentratie verliezen.

Vijf grootste afleiders


Van de activiteiten die de productiviteit negatief beïnvloeden, staat vergaderen met stip op één. Op de tweede plaats komt administratieve rompslomp en op de derde plaats e-mail. De afleiding door collega’s op plek vier en diverse telefoontjes maken de lijst met de vijf grote afleiders compleet.

Onderbrekingen beperken


Een onderbreking is een onverwachte confrontatie met een ander persoon die je workflow en de continuïteit van je werk onderbreekt en een tijdelijke halt toeroept. Het goede nieuws is dat je onderbrekingen zelf in de hand kunt houden. En wanneer je dat doet deze zelfs een positieve slag aan je werk(plek) geven.

Er zijn een aantal opties om de regie over onderbrekingen terug te nemen:
Stilte-tijd invoeren
Dit is een bepaalde tijdsperiode waar werknemers van een organisatie afspreken om elkaar niet te storen zodat iedereen zich kan focussen op de individuele taak. Een goed moment is om dit het eerste uur (of de eerste uren) van de dag in te voeren en te werken aan de belangrijkste taken.

Inloop-uurtje invoeren
Het inloop-uurtje is precies andersom. Zo zorg je ervoor dat je niet continue gestoord wordt, maar kader je de tijd in waarop je wel gestoord mag worden. Een inloopuurtje kan ook betekenen dat je binnen dat tijdskader je e-mail binnenhaalt of je voicemail beluistert.

Minimaliseer tot maximaal paar minuten
Wanneer zich ondanks de twee bovenstaande methodes nog steeds onverwachte interrupties plaats vinden. Breng de tijd die je aan een onderbreking besteed terug tot maximaal een paar minuten.

Wees wat onderbrekingen betreft dus streng, assertief en duidelijk naar je omgeving toe, maar zeker ook naar jezelf! Onderbrekingen zullen er altijd zijn, maar breng ze op deze manier op zijn minst terug tot een minimum.

 3 mei 2019, Personeelsnet